Organisatieontwikkeling

Als organisatie zijn we voortdurend bezig met de kwaliteit van ons werk. Er komen steeds meer complexe opgaven op ons af. De afgelopen jaren leerden we dat ontwikkelingen zo snel gaan, dat we ze niet allemaal voorzien en dat we daar flexibel op moeten inspelen. We zijn zoekende waar we de focus moeten leggen, lopen vast op het aantal opgaven en ervaren te veel werkdruk. We, zowel medewerkers, management als bestuur, ervaren dat we behoefte hebben aan versterking van de sturing en duidelijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden. Hiervoor richtten we in 2024 het tweejarige programma organisatieontwikkeling 'Vasthouden en versterken' in. 

Resultaat

We zetten een stevige basis neer 

Vanuit het programma 'Vasthouden en versterken' hebben we als doel om te komen tot een organisatie: 

• die in staat is de politiek-bestuurlijke ambities uit te voeren;
• met een professionele dienstverlening;
• met vitale medewerkers met persoonlijk leiderschap;
• die integraal samenwerkt binnen een helder kader;
• met gedrag dat past binnen actuele kernwaarden;
• met goed werkgeverschap en een OT vanuit collectief leiderschap.

In 2025 worden de eerste resultaten zichtbaar.

Keuzes arbeidsmarkt; aantrekkelijke werkgever

De arbeidsmarkt is krap, waardoor het voor specifieke functies een steeds grotere uitdaging is om de juiste mensen met kennis en ervaring aan ons te binden. De landelijke trend laat zien dat medewerkers gemiddeld korter bij een werkgever in dienst blijven. En we hebben te maken met een oplopend ziekteverzuim. De inhuur van externen neemt toe door deze ontwikkelingen. Vanwege deze uitdagingen zetten we in op het versterken van duurzame inzetbaarheid en aantrekkelijk werkgeverschap. 

Resultaten

We versterken de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers

We vinden het belangrijk dat onze medewerkers vitaal zijn en blijven zodat ze waardevol werk kunnen doen. Werk dat past bij hun talententen en ambities en bij de opgaven van de organisatie. Dit geldt voor elke leeftijdsfase. We maken een opleidingsplan dat zorgt voor verdere ontwikkeling van medewerkers in aansluiting op de organisatieopgaven. We herzien ons vitaliteitsbeleid en we zetten in op het terugdringen van het ziekteverzuim. Onze overeenkomst met de huidige arbodienstverlener loopt 1 februari 2025 af. We besteden daarom een nieuwe arbodienst aan, waarbij ondersteuning bij het verlagen van het ziekteverzuim een belangrijk criterium is. 

We blijven een aantrekkelijke werkgever

Succesvolle invulling van vacatures vraagt om een proactieve(re) arbeidsmarktcommunicatie en werving. Door gerichte arbeidsmarktcommunicatie en de inzet van vele collega’s, lukt het tot nu toe om goede nieuwe collega’s aan ons te verbinden. Deze proactieve aanpak houden we vol: we blijven de arbeidsmarktcommunicatie verbeteren. We versterken ons werving en selectiebeleid, werken met arbeidsvoorwaarden die passen bij de huidige arbeidsmarkt en werken kaders uit voor het inhuren van externen met het doel de externe inhuur te verlagen.

Overzicht van medewerkers

We monitoren het aantal medewerkers en fte’s dat in dienst is van de gemeente en de omvang van de loonsom. In onderstaand overzicht is de bezetting weergeven (peildatum 31 mei). Dit betreft het aantal medewerkers dat bij de gemeente werkt. Hierbij tellen we een aantal mensen niet mee: collegeleden, raadsleden, Wsw-medewerkers, buitengewoon ambtenaren burgerlijke stand, ingehuurde medewerkers en stagiairs. In 2022 investeerden we in realisatiekracht. Hierdoor is de formatie met circa 20 fte uitgebreid.

Automatisering binnen werkprocessen

We werken aan de volgende programma’s en processen.

Resultaten

We verbeteren onze (ICT-)dienstverlening

Nagenoeg alle onderdelen uit het uitvoeringsprogramma van de dienstverleningsvisie ‘Optimale (digitale) dienstverlening’ (2025-2028) hebben een relatie met informatievoorziening en ICT. Veelal zijn we in de ICT actief als initiatiefnemer en anders als ondersteuner.

We verbeteren processen met Robotic Process Automation (RPA)  

Robotisering en digitalisering leiden tot snellere, persoonlijkere en accuratere dienstverlening. RPA is een innovatieve ontwikkeling die ons in staat stelt processen verder te digitaliseren zonder aanpassing in de ICT-systemen (applicaties). RPA is vooral geschikt voor processen met een relatief hoog volume en een sterk repeterend karakter. Ook is RPA in te zetten om menselijke handelingen (zoals het overtypen van gegevens) tussen verschillende applicaties te vervangen. De ‘robot’ automatiseert enkel administratieve handelingen. De ‘mens’ blijft zelf steekproefsgewijs de controle doen en de besluiten nemen. Op basis van de succesvolle pilot in 2024 ontwikkelen we in 2025 RPA verder in dit soort processen en leggen dit vast. Om te komen tot een sluitende begroting legden we in de perspectiefnota voor om het budget te verlagen (€ 20.000). Hier houden we rekening mee.

We moderniseren onze werkomgeving

Om actueel te blijven en een goede werkomgeving te bieden werken we aan een aantal moderniseringen:

• We vervangen de schermen voor het online vergaderen in de vergaderzalen.De schermen voldoen niet meer aan de nieuwe manier van hybride werken. De schermen vervangen we door de Microsoft Teams Rooms oplossing. Met de nieuwe Teams Rooms oplossing verbeteren we het beeld en geluid en kan de vergadering snel opstarten wanneer de ruimte wordt betreed.
• We vervangen de telefonie.We namen gezamenlijk met de ICT-samen gemeenten deel aan de VNG-aanbestedingen GT-Mobiel 3 (abonnementen) en GT Connect 2 (Microsoft Teams als telefonie platform). We gaan nu werken aan de initiatiefase van het telefonieproject. Vodafone is de nieuwe leverancier en er wordt een nieuwe telefoonoplossing geïmplementeerd o.b.v. Microsoft Teams bellen met voor de KCC extra ondersteuningssoftware.
• We gaan verder op reis met werken in ons digitale samenwerkingsplatform.In 2024 zetten we een stap naar werken in het digitale samenwerkingsplatform Teams. We werken nu met onze bestanden vanuit Teams, wanneer deze niet in de vakapplicaties passen. In een volgende fase willen we het digitale samenwerkingsplatform verder in gebruik nemen door organisatiebreed werkafspraken te maken, zodat we nog meer werken vanuit één platform en bijvoorbeeld het Outlook gebruik kunnen verminderen.

We stellen een planning op voor het (europees) aanbesteden van programmatuur

In Bronckhorst werken wij in sommige gevallen al heel lang met vakapplicaties van dezelfde leverancier zoals die van burgerzaken en sociale zaken. Daarom stellen wij voor de komende jaren een planning op om daar waar nodig een nieuwe (europese) aanbesteding te gaan doen. Dit zijn complexe aanbestedingen waarbij interne capaciteit en externe expertise nodig is.

We moderniseren en verbeteren de ICT voor veiligheid en een betere dienstverlening vanuit de ICT-samenwerking

Jaarlijks bepalen we in de ICT-samenwerking de projecten kalender voor het komende jaar. De projecten dragen bij aan o.a. de modernisering van de infrastructuur, verbetering van de beveiliging, de verhoging van de digitale weerbaarheid en het verder standaardiseren en het verbeteren van de dienstverlening. Voorbeelden zijn een Europese aanbesteding voor een nieuw datacenter, migratie naar Windows 11 en Liquit, uitfasering Citrix en verbetering van uitrol rechten aan gebruikers via rollbased access.

We werken Datagedreven

• We werken verder aan het maken van data-analyses en informatieproducten voor alle clusters en beleidsdomeinen binnen de organisatie.
• We gaan door met het opzetten en uitbreiden van een centraal datawarehouse in Azure dat dient als fundament voor onze analyses en informatieproducten. 
• We gaan door met het vernieuwen en uitbreiden van het open data portaal. Dit wordt dé plek waar inwoners en collega’s gemakkelijk bij standaardinzichten en informatieproducten terecht kunnen.
• We zetten verder in op het verhogen van de data-awareness en datageletterdheid binnen de organisatie. Dit kan in de vorm van presentaties, trainingen, cursussen of voorlichtingen. Dat doen we deels in samenwerking met Datalab GO.
• We blazen het data-governance overleg een nieuw leven in. Er wordt nauwer samengewerkt en afgestemd met alle collega’s die bezig zijn met productie, beheer of gebruik van gegevens binnen de organisatie. 
• We streven ernaar om in de verre toekomst data science competentie in huis te hebben ten behoeve van complexere en diepgaandere analyses.

We voldoen aan de wet digitale toegankelijkheid 

Iedereen moet mee kunnen doen in de samenleving. Meedoen in de digitale wereld hoort daarbij. Daarom is het belangrijk dat websites en apps toegankelijk zijn. Onze website wordt volgend jaar getoetst op deze toegankelijkheid en waar mogelijk passen wij tekst en plaatjes aan zodat alle inwoners op een makkelijke manier gebruik kunnen maken van de digitale middelen die beschikbaar zijn. We blijven daarnaast altijd oplossingen bieden voor mensen die niet digitaal zijn.

Aanschaf gebouwenbeheersysteem

De gemeentelijke gebouweninformatie is versnipperd en moeilijk inzichtelijk. We verbeteren de beheersing van onderhoudsmaatregelen en financiën.

Resultaat

Goed inzicht in het beheer en onderhoud van de gemeentelijke gebouwen

We schaffen een gebouwbeheersysteem aan om de gemeentelijke gebouwen goed te beheren. Het systeem geeft ons een realistisch en actueel inzicht in de verwachte werkzaamheden en de daarbij behorende investeringen.

We maken keuzes in de bedrijfsvoering van de buitendienst

Een groot deel van het beheer en onderhoud van de openbare ruimte doen we met onze eigen dienst. Daarbij zetten we ons eigen materieel in. Door dit materieel efficiënter in te zetten kunnen we toe met minder brandstof.

Resultaten

Minder brandstofkosten door efficiëntere inzet van het materieel van de eigen dienst

We verwachten € 20.000 te besparen op brandstofkosten. Daarmee bereiken we ook een reductie op de uitstoot van CO₂.  

We vervangen de blauwe dieselolie met gewone dieselolie

Om de uitstoot van CO₂ te reduceren gebruiken we sinds een aantal jaren de duurdere blauwe diesel in plaats van gewone diesel in het materieel van onze eigen dienst. Door weer gewone diesel te gebruiken besparen we kosten, maar leveren we in op CO₂ uitstoot.

Doorontwikkeling P&C

U heeft als raad de wens geuit om actief betrokken te worden bij de doorontwikkeling van de P&C-documenten, de basis hiervoor is het onderzoek van de Rekenkamer ‘Onderzoek P&C-cyclus Bronckhorst'. Er is een samenwerking gestart met de raad om verdere doorontwikkeling vorm te geven. Deze samenwerking heet ‘Project Doorontwikkeling P&C’, waarbij de opdracht in de projectnaam is gevat:

Doel:

1. Doelmatiger (controlerend)
2. Doeltreffender (sturend)
3. Leesbaar (informerend)

Resultaat

We zetten stappen in de doorontwikkeling van de P&C

We vormden een projectgroep onder leiding van de wethouder financiën met leden van de auditcommissie. We hebben een plan van aanpak om de bevindingen vanuit het Rekenkameronderzoek, samen met onze eigen wensen, uitgewerkt in vier projecten die we verschillend wegzetten in de tijd:

1. Er is met de projectgroep en een dwarsdoorsnede uit de organisatie een aftrap gedaan voor de doorontwikkeling van hoofdstuk 2.1 om de behoefte te peilen. Een eerste concretisering van die bevindingen rondden we af in 2024 voor begroting 2026
2. In 2024 is de 1^e Tussenrapportage vervangen door een Financiële update waarmee we u als raad ïnformeerden over grote afwijkingen (financieel en niet-financieel) ten opzichte van de begroting. Deze eenmalige wijze van rapporteren nemen we mee als ‘vingeroefening’ bij de doorontwikkeling van de Tussenrapportages.
3. Het in grote mate visueel omkatten van de begroting is kostbaar, zeker in het licht van de financieel uitdagende jaren die op ons afkomen. De projectgroep besloot hier geen verdere invulling aan te geven.
4. De doorontwikkeling in dit project is zichtbaar in de begroting die voor u ligt. Grotere aanpassingen zijn: visualisaties en vormgeving conform het standaard Bronckhorst format, bijvoorbeeld aan het begin van de programma’s en gebruik van statistieken en tabellen daar waar het iets toevoegt.

Communicatie

We werken vanuit onze communicatievisie: ‘Communicatie in en met Bronckhorst. Samen doen we het zo!’. We hanteren drie hoofduitgangspunten, die we de stijl van ons huis noemen.

• Een goede informatievoorziening is de basis
• In gesprek met de samenleving
• Intern beginnen, is extern winnen.

Resultaten

We zorgen voor transparante en proactieve communicatie

We informeren onze inwoners zo tijdig mogelijk en betrekken hen bij wat er speelt. Dit vinden we belangrijk omdat veel projecten gevolgen hebben voor de leefomgeving van inwoners. Denk aan het ontwikkelen van opvanglocaties voor jonge vluchtelingen, nieuwe woonwijken, maatregelen voor sport en leefbaarheid enhet realiseren van de routekaart naar een energieneutraal Bronckhorst. 

We stimuleren en ontwikkelen de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers

Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de communicatie. Communicatie verzorgt trainingen (live en via Bronckhorst leert door) en coaching, vooral omdat er zoveel nieuwe medewerkers binnenkomen en inhuurkrachten werkzaam zijn. Kennis over communicatieafspraken, -mogelijkheden en -stijl is nodig om onze professionele uitstraling en herkenbaarheid in stand te houden. Communicatie biedt advies en ondersteuning met sjablonen voor brieven, persberichten, huisstijl etc.

We zorgen voor duidelijke arbeidsmarktcommunicatie

Communicatie voor het aantrekken, behouden en ontwikkelen van medewerkers is in deze tijden van tekorten op de arbeidsmarkt belangrijk. Hiermee profileren we ons zichtbaar en herkenbaar als een mooie maatschappelijke werkgever met uitstekende arbeidsvoorwaarden. We gebruiken daarbij uitgekiende social mediacampagnes en professionele fotografie en filmpjes. 

We stimuleren en ontwikkelen Activiteitgericht werken

De afgelopen jaren deden we als gevolg van de Coronacrisis nieuwe inzichten op over werken buiten en binnen het gemeentehuis en op de werf in verbinding met de inwoners. Deze inzichten vertaalden we naar activiteitgericht werken binnen ‘Het huis van verbinding’. Hierin staan ontmoeten en verbinden van collega’s en inwoners centraal, onafhankelijk van tijd en plaats. We zoeken hierbij de balans tussen gedrag, cultuur en voorzieningen. We blijven activiteitgericht werken verder ontwikkelen en stimuleren. Het succes van activiteitgericht werken hangt af van een goede informatievoorziening en automatisering (I&A), het bewust maken van keuzes waar en hoe we ons werk doen (P&O) en de fysieke inrichting als het gaat om passende werkplekken en overlegruimten (Facilitair).

Resultaten

Ons kantoor past bij activiteitgericht werken

Op basis van de uitkomsten van een pilot en diverse onderzoeken is een voorontwerp gemaakt van een herinrichting van de kantooromgeving van het gemeentehuis. Moderne werkplekken, aanlandplekken en (kleinere) overlegruimten maken onderdeel uit van dit ontwerp. De herinrichting zorgt voor een vernieuwde, activiteitgerichte kantoorinrichting die bijdraagt aan modern werkgeverschap, het bevorderen van de onderlinge samenwerking (ontmoeten en verbinden) en medegebruik van het gemeentehuis. In het najaar van 2024 vindt het besluitvormingsproces plaats over het ondersteunen van het activiteitgericht werken door aanpassing van de kantooromgeving. In welke vorm en mate we in 2025 vervolg geven aan de uitvoering hangt af van deze besluitvorming. Ook de financiële consequenties zijn dan in beeld. 

We investeren in moderne en veilige ICT-faciliteiten

Hierboven las u een vergelijkbaar resultaat. Daar ging het om de ICT-ontwikkelingen binnen de ICT-samenwerking. Hier beschrijven we het resultaat rond ICT gericht op onze eigen kantoor. Om zowel op de werkplek als in de vergaderruimten bij te dragen aan activiteitgericht werken investeren we in moderne en veilige ICT-faciliteiten. We voeren de ICT-herinrichting gefaseerd uit zodat we activiteitgericht werken stimuleren en versterken. Er is al het nodige gerealiseerd. De verdere investeringen in de ICT-faciliteiten volgen het proces van de fysieke herinrichting van het gemeentehuis.

We vragen onze medewerkers hun werkzaamheden activiteitgericht uit te voeren

Gedrag maakt een belangrijk onderdeel uit van het stimuleren van activiteitgericht werken binnen onze organisatie. Activiteitgericht werken vraagt om gedrag waarbij we de plek kiezen die het best aansluit bij het type activiteit, het doel en de gewenste mate van interactie. In aansluiting op het vervolg van het herinrichtingstraject blijven we inzetten op het stimuleren en enthousiasmeren van medewerkers om te werken vanuit het concept ‘huis van verbinding’.

We actualiseren de Algemene Inkoopvoorwaarden

We hanteren de Algemene Inkoopvoorwaarden voor Achterhoekse Gemeenten (2017) bij het inkopen van leveringen en diensten. Deze inkoopvoorwaarden zijn verouderd en op een aantal onderdelen niet meer actueel.  

Resultaat 

We stellen de Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten (AIAG) vast

We werken in regionaal verband aan geactualiseerde en uniforme AIAG voor leveringen en diensten. In 2025 stellen we deze vast.